xfy Enterprise Solutions

　コンプライアンスの重要性が注目される中、関連法規の改正に伴う規制強化、取り扱い金融商品の高度化・多様化が進み、業務を運用する現場への周知徹底を必要とする情報が数多く存在する。それらの膨大な情報は相互に関連性や共通の情報を持ち、迅速かつ的確に情報を更新することが非常に困難な状況にある。

人手によるドキュメントの改定の限界とリスク解消のため「xfy」を導入
法規に変更が生じた際、関連する膨大な金融商品マニュアル、規程書類の作成や既存文書の改定などが発生する。文書データは非定型データのため、改定すべき文書と改定箇所の特定と修整は手作業。そのため、検索漏れや改定ミスは避けられない。また、改定内容をいかに素早く社内に通達するかが、サービスの質を大きく左右する。こうした問題の解決策として、A銀行は「xfy」を導入。文書を構造化し、内容を「部品」として取り扱うことで、迅速な作成と改定を実現する仕組みを構築した。

「xfy」導入による効果
●改定箇所を素早く特定！複数文書も一括改定
文書内容が「部品」として細分化されているため、改定対象の素早い特定と関連する複数の一括改定が可能。

●誰が・いつ・どこを、どう改定したかが分かる！新旧対照表の提示も可能
改定前・後の差異を明確にする新旧対照表を自動で生成。文書の変更履歴管理も容易に行え、文書のPDCAサイクルに基づく業務支援が行える。

●本当に必要な「情報」をピンポイントで検索！情報活用の質、大幅にUP
部品単位のピンポイントな検索ができ、目的や業務に合わせた情報の的確な入手を実現。生産性の向上につながった。
※企業内検索システム「ConceptBase Enterprise Search」との連携

　従来の「文書管理」のように、1文書＝1ファイルという管理では、文書構造や文書内容を統制することは困難だ。しかし、「xfy」は文書データを構造化（XML化）し、構成要素を“部品化”することで、統制を容易に実現する。
　こうした文書内容と構造の集中管理によって、文書の改定が発生した場合、1つ1つの文書ファイルを対象とするのではなく、「部品」の単位で検索・改定が行え、関連する文書すべてに一括で反映させることができる。さらに、部品化の際に原本の出所情報も併せ持っているため、『いつ・誰が・どう改定したか』といった証跡も正確にトレースできる。

　文書を構造化しておくことで、ポータル画面から目的の情報を的確に取り出すことが容易になる。例えば、文書ごとに設定されている種別や管轄をもとに規程・マニュアル群を分類し、これらの軸を利用して絞り込むことができる。また、同時に、文書中に登場する「業務名」や「関連文書名」、「更新履歴」など複数の手がかりによっても導き出すことができる。
　文書をキーワードで探し出すのではなく、文書内の情報を利用して探し出すことができるのだ。

　文書の構造化によるメリットが、規程・マニュアル ポータルで最大化される。今回の例では、通常のマニュアル文書に、過去に発生・記録されている事務ミスの中から、関連するものをピンポイントで検索する仕組みを加えている。【商品：定期預金】＋【業務：受付】に関してマニュアルを検索・閲覧した場合、定期預金に関する受付を行う際に起こしやすいミスの実例も併せて見ることができる。
●定期預金の受付に関するマニュアル下段、『預金種類：定期預金−業務：受付の事務ミスを検索』のフレーズをクリックすると同一画面下に過去の事例の一覧が。その1つをクリックすると事務ミス報告書の本文を見ることができる。

　手順のみを参照するのではなく、ミスの防止へとつなげることができる。また、文書整備の効率化とともに業務品質の向上にもつなげることができるのだ。

　「xfy」は、すべての業務の根幹である文書の統制を強化し、情報の質を向上させることで企業の情報戦略を支援する有用なソリューションである。実際の操作においては、XMLの構造や仕様をまったく意識する必要はない。ワープロ感覚の操作で、文書の作成・改定〜承認〜公開、そして管理までも行える。

　文書内容を統制・標準化し、文書情報を最大限に活用する情報活用ソリューションは、企業の業務効率や顧客満足度の向上に必要不可欠な戦略基盤となってきている。貴社がもし、企業競争力の強化を目的に文書管理システムを導入するのなら、文書データそのものを管理・活用する「xfy」を改めて検討してみてはどうだろう。